Osoba koja je posvećena obavljanju administrativnih poslova u kancelariji i pomaganju svom šefu
A sekretar, takođe poznat u nekim delovima sveta kao административни помоћник, је ли то lice zaduženo za obavljanje osnovne kancelarijske delatnosti, bilo u privatnoj kompaniji ili u nekoj državnoj agenciji, pored toga što je bliski saradnik menadžera ili izvršnog direktora koji prisustvuje, odnosno sekretar predsednika kompanije je na neki način menadžer svog vremena tako da nema više o čemu da brine u vezi sa odlučivanjem kompanije kako bi dobio bolje klijente, ostalo su sekretar će narediti. Na primer i između ostalog u vašem dnevnom redu, da odgovorite na vaše pozive i sve što vam je potrebno.
Dakle, ako želite da imate efektivno upravljanje poslovanjem, biće od suštinskog značaja da imate efikasnu osobu koja će obavljati ovu poziciju, jer će većina procedura/aktivnosti organizacije proći kroz njih.
Glavne funkcije
Njihove glavne funkcije ili aktivnosti vezane su za ono što je poznato kao kancelarijski rad, administrativni, kao što su obrada ulaska i izlaska korespondencije, prijem dokumentacije, obraćanje pažnje na telefonske pozive, pažnja na posete i dobavljače, arhiviranje dokumenata, izvođenje proračuna, izveštavanje pretpostavljenog o svemu što je svojstveno vašem području, praćenje procesa obrade dosijea, upravljanje dnevnim redom, sastancima i kontaktima, i njihovo održavanje na organizovan i ažuriran način, upravljanje svim onim alatima u kancelariji, kao što su fotokopir mašina, štampač, faks, računar, između ostalog, poznavanje jezika, po mogućnosti engleskog , ali naravno što se više snađete, to bolje, jer vaši uslovi i aspiracije mogu biti mnogo veći unutar organizacije u kojoj radite i imate poznavanje protokola, institucionalnih i poslovnih.
Privatni sekretar. Odnos bliskog poverenja sa šefom
Sekretari mogu da rade u različitim oblastima i kontekstima, dok je jedna od najparadigmatičnijih varijanti pozicije nesumnjivo tzv. privatni sekretar, koji je, kao što mu naziv već predviđa, taj čije su funkcije da se bavi svim stvarima svojstvenim njegovom šefa, lične i one radne. Generalno, šefovi i sekretarice uspostavljaju veoma blisku i blisku vezu kao posledicu količine tajni i slabosti koje sekretarice znaju. Zbog toga je lik sekretarice i njen odnos sa šefom bio predmet bezbrojnih predstava u raznim izmišljenim pričama.
Jedan od najzapamćenijih je nesumnjivo Izvršni sekretar, film proizveden u Holivudu 1988. u kojem glavne uloge tumače Harison Ford, Melani Griffith i Sigourney Weaver. Grifitov lik je Viverova sekretarica, prilično nepristojan i zao izvršni direktor. Grifitov lik demonstrira svoj kapacitet na poziciji i otkriva da je njegovom šefu ostala ideja da započne posao. Konačno ju je razotkrio i na kraju ne samo da se u tome učvrsti već se i zaljubi u poslovnog milionera kojeg glumi Ford.
Priprema
Iako ne zahteva duge godine studija kao dodiplomske karijere, sekretar je profesija koja se takođe može izučavati i koja naravno uključuje sve one aktivnosti koje će se zahtevati od onoga ko obavlja tu funkciju.
Generalno, oni koji pretenduju na poziciju dobijaju kratak test u onim specifičnim pitanjima koja se traže, na primer da rukuju ovim ili onim kompjuterskim programom ili da govore i pišu na savršenom engleskom.
Pozicija u kojoj prevladava ženski pol
Iako tu poziciju uglavnom zauzimaju žene, moramo reći da ima muškaraca koji se nalaze na ovoj poziciji. Za razliku od onoga što se dešava sa drugim pozicijama ili profesijama, sekretar je radno mesto koje je istorijski bilo rezervisano za izvođenje žena.
Zavisnost države koja upravlja nekom oblašću
S druge strane, koncept se koristi u mnogim delovima španskog govornog područja da bi se označilo ono odeljenje države koje je zaduženo za upravljanje nekom oblašću, na primer sekretarijat za obrazovanje, sekretarijat za bezbednost, između ostalih.
Sekretarijat vodi javni službenik koji se zove sekretar, koji će biti najviši autoritet unutar sekretarijata i koji mora da odgovori na politiku koju je postavila vlada koja ga je imenovala.
