Narudžbenica je pravi termin za računovodstvo i svakodnevno upravljanje poslovnim aktivnostima. Narudžbenica je pismeni zahtev dobavljaču sa namerom kupovine određenih artikala i po ceni koja je već dogovorena između kupca i prodavca.
Koje informacije uključuje?
U zahtevu za kupovinu su naznačeni uslovi plaćanja i isporuke, pa je to ovlašćenje dobavljaču da isporuči artikle i da isporučilac dostavi odgovarajući račun. Mora se imati na umu da svi artikli koje preduzeće kupuje moraju biti propraćeni narudžbenicama, koje su serijski numerisane kako bi se obezbedila kontrola njihove upotrebe.
Nalozi za kupovinu se obično izdaju u originalu i kopiji, original se šalje dobavljaču, a kopije su namenjene računovodstvu kako bi se evidentirale na računu obaveza (može postojati i treća kopija za odeljenje nabavke kompanije).
Sledeći odeljci su uključeni u nalog za kupovinu:
- Broj naloga za kupovinu.
- Naziv i adresa provajdera.
- Datum kada je porudžbina poslata i traženi datum isporuke.
- Uslovi isporuke i plaćanja.
- Količina naručenih artikala i njihov opis sa šifrom.
- Što se tiče cene, naznačena je cena svake jedinice i ukupna nabavna cena, kao i troškovi dostave, ako je primenjivo.
- Konačno, u narudžbini mora biti naveden ovlašćeni potpis odgovornog lica.
Svrha naloga za kupovinu
Navedeni detaljni podaci imaju za cilj da vrše preciznu kontrolu kupljenih artikala, jer na taj način preduzeće može voditi računovodstvenu evidenciju o nabavci.
S druge strane, ne smemo zaboraviti da klijent kada izda nalog za kupovinu potvrđuje i formalizuje poverenje koje ima u dobavljača.
Narudžbenica koju izdaje kupac je još jedan korak u prodajnom procesu, pošto prodaja još nije definitivno napravljena. U tom smislu, nalog za kupovinu podrazumeva da procedure kompanije moraju biti dobro definisane i organizovane. Pre izdavanja naloga za kupovinu, kupac mora tačno da zna koji je proces da ga registruje u svojoj kompaniji, a prodavac takođe mora da obezbedi informacije u dokumentu.
Foto: iStock - BernardaSv
