Sa semantičke tačke gledišta, povratna informacija je kompozitni termin. Prefiks retro označava unazad u vremenu i hrana se koristi u smislu snabdevanja ili informisanja, a ne u odnosu na ishranu.
Trend u komunikaciji
Povratna informacija je fenomen komunikacije. To bi se moglo definisati kao ta informacija u efektivnoj komunikaciji. U svakom komunikacijskom procesu postoje dva glavna elementa: pošiljalac i primalac. Povratna informacija se javlja između njih dvoje kada primalac odgovori pošiljaocu.
Koncept koji ovde analiziramo koristi se u veoma različitim kontekstima: u poslovnom svetu, društvenim naukama, samoj komunikaciji ili psihologiji. Anglicizam povratna informacija se koristi kao sinonim u svakodnevnom jeziku.
Scenariji internih i eksternih povratnih informacija
Možemo govoriti o povratnoj informaciji ili internoj povratnoj informaciji, koja se javlja u nama samima kroz osećanja koja imamo o nečemu. Pretpostavimo da se u određenim situacijama unervozimo (u ovom slučaju smo imali emociju koja utiče na nas i iz koje možemo izvući zaključke). Postoji i spoljna povratna informacija, koja nam dolazi iz konteksta koji nas okružuje. Isto tako, moguće je razlikovati negativne i pozitivne povratne informacije.
Prvi nam ne daje nikakve relevantne informacije (na primer, ako nam neko kaže da nešto što smo uradili nije u redu, ali ne kaže ništa drugo o tome). Sa pozitivne strane, primalac pruža vredne informacije pošiljaocu (na primer, tako da može da se poboljša u nekom aspektu). Očigledno, pozitivna povratna informacija je vrednija, jer je iz nje moguće izvući zaključke i promeniti strategiju ili naviku.
Povratne informacije su korisne za obogaćivanje komunikacije, bilo da se radi o osobi, entitetu ili sistemu gde postoji interakcija. U isto vreme, služi kao pojačanje kada se predstavlja na konstruktivan način.
Povratne informacije o poslovnoj dinamici
Ideja povratne informacije u kontekstu kompanije podrazumeva želju za promenom, odnosno, postoji svrha da se poboljša ponašanje, usluga ili organizacioni obrazac. Povratne informacije ne treba mešati sa kritikom, pošto u opštem smislu kritika (naročito ako je destruktivna) nema stratešku funkciju
Povratna informacija treba da bude koristan instrument u radu kompanije. Za ovo je važno da to bude trajan proces, a ne nešto sporadično (imati dva sastanka godišnje za analizu nekih rezultata je nedovoljno i ne baš operativno). Mora se primeniti sistem povratnih informacija, odnosno rigorozna metodologija koja omogućava analizu informacija (poznavanje mišljenja korisnika je od suštinskog značaja za održavanje kvaliteta i brzo donošenje odluka). Povratne informacije ne treba mešati sa stalnom debatom, jer se radi o proceni objektivnih procesa i da mišljenja imaju empirijsku osnovu.
