Реч datoteka se obično koristi za označavanje na ono mesto čija je svrha da prikupljanje i čuvanje dokumenata, obično proizvedene na drugom mestu i kao rezultat konkretizacije njihovih aktivnosti, a to mogu biti, kao što sam rekao, dokumenti, knjige, stari isečci iz novina, između ostalog i koji su očigledno od vitalnog značaja kada pokušavate da zaronite u identitet i istorijska rekonstrukcija jedne nacije na primer.
Takođe, ova mesta su obično mesta sistematskih i stalnih konsultacija istoričara, proučavalaca određenih aspekata i prednosti prošlosti i studenata osnovnih, srednjih ili univerzitetskih škola koje njihovi nastavnici šalju da stupe u kontakt sa ovakvim vrstama mesta i navikli su da da ih koriste kao metode konsultacije pri izvršavanju posebnih zadataka. Dakle, biblioteke su velika spremišta arhiva poslednjih vekova.
U međuvremenu, ne bežeći od strogosti polisemije, reč arhiv se koristi i za označavanje same dokumentarne zbirke.
Međutim, pre nego što sam prokomentarisao obim pojma, više od svega, povezujući ga sa istorijskim rubom zemlje, osoba, kompanija, sanatorijum, bolnica i različite organizacije koje postoje obično imaju dosije u koji odlažu sve svoje aktivnosti. Opšti arhivi različitih nacija čuvaju jedinstvene podatke u vezi sa istorijskim i kulturnim životom njihovih naroda i deo su istinskog nasleđa tih država.
Očigledno, ovo pitanje mora biti sprovedeno po strogim organizacionim kriterijumima, tako da kada dođe vreme za traženje određenog materijala, lako ga je otkriti; na primer, u slučaju bolnice da lako pronađe istoriju bolesti pacijenta ako se ukaže potreba za interkonsultacijom ili, u slučaju pravne kancelarije, dosije slučaja u kome je intervenisano. Isto tako, ispravan sistem klasifikacije arhiva bolnice ili sanatorijuma je jedini način da se generišu adekvatna naučna istraživanja metodološkog kvaliteta, činjenica koja karakteriše zdravstvene sisteme naroda prvog sveta.
Međutim, kao posledica sve veće prisutnosti tehnologije u našim životima iu našim danima, poslednjih godina je nametnuta druga vrsta fajla: kompjuterska datoteka, koja je takođe skup informacija ili dokumenata, ali ono što će se promeniti je medijum za skladištenje podataka koji više neće biti vidljivo fizičko mesto, već koji se može čitati preko računara, najčešći su flopi diskovi, kompakt diskovi (CD) ili pendrives. Međutim, ove datoteke, uprkos tome što su nematerijalne, zauzimaju prostor ili „težinu“ kvantifikovanu u količini informacija koje sadrže (bajtovi ili njihovi višestruki). Stoga značajno smanjuju prostor namenjen inventaru knjiga, biblioteka ili drugih struktura, iako će progresivno nakupljanje digitalnih elemenata pre ili kasnije formirati i veliki prostor koji treba smanjiti. U tom smislu, Internet je postao velika biblioteka savremenog doba, sa mogućnošću skladištenja datoteka na mreži i minimiziranjem i neočekivano smanjenjem potrebe za stvarnim prostorom na ličnim sistemima.
Dakle, koncept arhiva zauzima mnogo mogućih alternativa za sadašnji mentalitet, u kome je tradicija drevnih biblioteka protkana brzom aktuelnošću računarskih resursa. U svakom slučaju, jasno je da konačna ideja izvora informacija nije napustila ideju arhiva kroz istoriju čovečanstva, njegove kulture i njegovog razvoja.
